Sistema de Informação em uma organização

Sistema de Informação em uma organização


Um administrador, precisa entender o papel dos diversos tipos de Sistemas de Informação existentes nas empresas hoje, que são necessários para apoiar a tomada de decisões e atividades de trabalho existentes nos diversos níveis e funções organizacionais. Eles provocam mudanças organizacionais e administrativas trazendo desafios para administração, como Integração que é obter vantagens com sistemas que integrem diversos níveis e funções organizacionais possibilitando troca de informações entre diversos setores, este é o principal desafio, pois é o administrador que identifica quais setores precisam estar interligados. O outro desafio é ter visão ampla, pois na filosofia da administração os administradores são treinados para gerenciar uma linha de produto e não a organização inteira como é exigido pelos sistemas integrados e redes setoriais. Estes desafios exigem enormes investimentos.
Devido à existência de diferentes interesses, especialidades e níveis em uma organização são necessários diversos tipos de sistemas, pois nenhum sistema individual pode atender todas as necessidades de uma empresa. Destacam se 4 tipos principais de sistemas que atendem diversos níveis organizacionais

Sistemas do nível operacional: dão suporte a gerentes operacionais em transações como vendas, contas, depósitos, fluxo de matéria prima etc.
Sistemas do nível de conhecimento: envolvem as estações de trabalho e automação de escritório a fim de controlar o fluxo de documentos.
Sistemas do Nível Gerencial: atendem atividades de monitoração, controle, tomadas de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios e os sistemas de nível estratégico, que ajudam a gerencia sênior a enfrentar questões e tendências, tanto no ambiente externo como interno a empresa.
Atendem também diversas áreas funcionais, como vendas, marketing, fabricação, finanças, contabilidade e recursos humanos.

Há tipos específicos de Sistemas de Informação para cada nível organizacional

Sistemas de Processamento de Transações (SPTs)
Sistemas integrados que atendem o nível operacional, são computadorizados, realizando transações rotineiras como folha de pagamento, pedidos etc., Onde os recursos são predefinidos e estruturados, é através deles que os gerentes monitoram operações internas e externas a empresa, são críticos, pois se deixarem de funcionar podem causar danos a outras empresas a e a própria. Atendem 5 categorias funcionais: vendas/marketing, fabricação/produção, finanças/contabilidade e recursos humanos.

Sistemas de Trabalhadores de Conhecimento (STCs)
Atendem necessidades do nível de conhecimento envolvendo trabalhadores de conhecimento, pessoas com formação universitária como engenheiros e cientistas e trabalhadores de dados que possuem educação inferior como secretárias, contadores, arquivistas etc. Se diferenciam, pois trabalhadores de conhecimento criam informações e trabalhadores de dados manipulam , usam informações prontas, a produtividade destes é aumentada com o uso dos Sistemas de automação de escritório que coordenam e comunicam diversas unidades, trabalhadores, e fontes externas como clientes e fornecedores. Eles manipulam e gerenciam documentos, programação e comunicação, envolvendo além de textos, gráficos etc, hoje publicados digitalmente em forma de sites para facilitar o acesso e distribuição de informações.

Sistemas de Informação Gerenciais (SIG)
É o estudo dos sistemas de informação nas empresas e na administração, dão suporte ao nível gerencial através de relatórios, processos correntes, histórico através de acessos on-line, orientados a eventos internos, apoiando o planejamento controle e decisão, dependem dos SPTs para aquisição de dados, resumindo e apresentando operações e dados básicos periodicamente.
Sistemas de Apoio a Decisão (SAD)
Atendem também o nível de gerencia ajudando a tomar decisões não usuais com rapidez e antecedência a fim de solucionar problemas não predefinidos, usam informações internas obtidas dos SPT e SIG e também externas como preços de produtos concorrentes etc, Têm maior poder analítico que os outros sistemas, construídos em diversos modelos para analisar e armazenar dados, tomar decisões diárias, por isso possuem uma interface de fácil acesso e atendimento ao usuário, são interativos, podendo-se alterar e incluir dados através de menus que facilitam a entrada deles e a obtenção de informações processadas.

Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs)
Atendem o nível gerencial, os gerentes seniores que tem pouco ou nenhuma experiência com computadores, servem para tomar decisões não rotineiras que exigem bom senso avaliação e percepção. Criam um ambiente generalizado de computação e comunicação em vez de aplicações fixas e capacidades específicas. Projetados para incorporar dados externos como leis e novos concorrentes, também adquirem informações dos SIG e SAD a fim de obter informações resumidas e úteis aos executivos. , não só sob forma de textos, mas também gráficos projetados para solucionar problemas específicos que se alteram seguidamente, através de modelos menos analíticos. Ele é formado por estações de trabalho, menus gráficos , dados históricos e de concorrentes, banco de dados externos e fácil comunicação.

Quanto à função organizacional, os SI se dividem em Sistemas de Venda e Marketing, responsável pela venda do produto ou serviço.


O Marketing procura identificar o que os clientes querem consumir e também os melhores clientes, criando e mostrando novos produtos ou serviços através de propagandas e promoções.
As Vendas contatam os clientes, oferecem os produtos e serviços fecham pedidos, acompanham o comercio.
No nível de Gerencia dão suporte a pesquisas de mercado campanhas promocionais e determinação e preços, analisando o desempenho do pessoal de vendas.

Sistemas Integrados

Os Sistemas Integrados geram benefícios, promovem alterações em 4 dimensões da empresa: estrutura, processo de gerenciamento, plataforma de tecnologia e capacidade. Usados para apoiar estruturas organizacionais e criar uma nova cultura organizacional. Aumentam a capacidade das empresas em interagir com todos os níveis da cadeia de suprimento ainda mais se usarem os mesmos softwares para integração, pois assim trocarão dados sem intervenção manual. Os SI integrados são difíceis de montar e exigem grandes investimentos em tecnologia, softwares complexos, hardware e meios de armazenamento potentes, e mudanças nos processos de negócios e atividades.
Ainda pode ocorrer que as empresas não alcancem suas metas se utilizarem ERPs padrões e fiquem desatualizadas, pois não atenderão o consumidor da forma que ele exige perdendo a competitividade. As menores organizações ou as que possuem sistemas isolados que atendem suas necessidades podem não optar pelos SIs Integrados.

Com a evolução da TI e os meios de comunicação as organizações internacionais ganham mais flexibilidade em seus projetos empresariais globais, tendo 4 tipos de configuração

Sistemas duplicados: o desenvolvimento ocorre no país de origem e as operações em unidades autônomas localizadas em outros paises
Sistemas Centralizados: onde o desenvolvimento e a operação ocorre no pais de origem
Sistemas Descentralizados: cada unidade e em cada país elaboram sistemas específicos.
Sistemas em rede: o desenvolvimento e operação ocorrem de modo integrado e coordenado em todas as unidades.

Então Sistemas Integrados exigem conhecimento dos processos e níveis empresariais bem como fluxos de informações, sendo determinados pelos gerentes os setores que devem estar ligados para atender as necessidades da empresa de acordo com os recursos tecnológicos e administrativos que ela possui.

Por que utilizar Sistemas de Informação?

A necessidade do Sistema de Informação (SI) nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que a organização possui. Com o Sistema de Informação estruturado a apresentação das informações necessárias e também já propiciando uma visão das decisões, a empresa garante um grande diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores podem tomar decisões mais rápidas e de fontes seguras.




Vantagens de um Sistema de Informação
Em um Sistema, várias partes trabalham juntas visando um objetivo em comum. Em um Sistema de Informação não é diferente, porém o objetivo é um fluxo mais confiável e menos burocrático das informações.
As organizações dentro do sistema de informação buscam otimização do fluxo de informação permitindo maior agilidade e organização; Redução de custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade; Maior integridade e veracidade da informação; Maior estabilidade; Maior segurança de acesso à informação.
. Resposta rápida aos pedidos de informação. Como os dados estão integrados numa única estrutura (a base de dados) a resposta a questões complexas processam mais velozmente.
• Acesso múltiplo. O software de gestão de base de dados permite que os dados sejam acedidos de diversas maneiras. Nomeadamente, os dados podem ser visualizados através de pesquisas sobre qualquer um dos campos da tabela.• Flexibilidade. Em consequência da independência entre dados e programas, qualquer alteração num desses elementos não implica modificações drásticas no outro.
• Integridade da informação. Dada a absoluta exigência de não permitir a redundância, as modificações de dados são feitas num só sítio, evitando-se assim possíveis conflitos entre diferentes versões da mesma informação.• Melhor gestão da informação. Em consequência da localização central dos dados, sabe-se sempre como e onde está a informação.
A principal, e mais significativa, desvantagem dos sistemas de gestão de base de dados é o seu custo, não tanto em termos de preço do software de base, mas fundamentalmente em despesas de desenvolvimento. É um tipo de software altamente sofisticado que requer, para o seu desenho e desenvolvimento, pessoal com uma formação adequada.


Sistema de Informação Gerencial (SIG)

O sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão. O sistema de informação gerencial é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada e capaz de gerar informações necessárias ao processo decisório.


Aspectos que Fortalecem os Sistemas de Informação Gerencial nas Empresas

Os sistemas de informação gerenciais são instrumentos para o processo decisório. Por conseqüência, para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas dos Sistemas de Informação Gerenciais, é necessário, que alguns aspectos sejam observados. Entre estes podem ser citados:
· O envolvimento da alta e média gestão;
· A competência por parte das pessoas envolvidas com o SIG;
· O uso de um plano mestre ou planejamento global;
· A atenção específica ao fator humano da empresa;

Importância dos Sistemas de Informação Gerencial para as Empresas

Tem-se dificuldade em avaliar quantitativamente os benefícios oferecidos por um sistema de informação gerencial, o sistema de informação gerencial pode, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas:

· Redução dos custos das operações;
· Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
· Melhoria na produtividade;


Sistema de Informação nas Organizações

A organização tem um sistema de informação que abrange vários setores como sendo um sistema de informação integrado.
Este sistema integrado envolve todos os procedimentos de uma organização industrial. Sua implantação tem que ser feita em todos os setores da organização visando o fluxo de informação, mas rápido e consequentemente as tomadas de decisões, mas rápidas diminuindo o tempo e aumentando a rapidez. Estes arquivos devem ser de acesso direto e rápido, assim usando um banco de dados fica, mas flexível e fácil.
- As áreas abrangidas por estes sistemas são: Compras, Custos, Controle de Estoque, Pedido de Compras e Vendas, Planejamento de Compras e Produção, Livros Fiscais, Ativo Permanente, Contas a Receber e a Pagar, Folha de Pagamento, Contabilidade e Orçamento.

A) Compras: o próprio sistema da uma margem de pedido e de produtos usados na produção, assim o comprador pode ter parâmetros de produtos, mas usados e quais são mas consumidos que não pode faltar.

B) Processamento de Requisição: a requisição é feita quando sai uma ordem de venda do departamento comercial assim o controle de produção sabe quando e que quantidade será produzida no decorrer do processo.


C) Processamento de Produção: é feita quando a produção fica sabendo através do pcp ele emite uma ordem de produção, pode ser diária ou não, o próprio sistema informa o lote de produção e quando tempo dura este processo, também o sistema lhe da uma margem de matéria prima a ser utilizada e de quanto vai render de produto acabado assim quando é terminado o produto ele entra para o estoque (conhecido como almoxarifado), este mesmo lança o produto e cai direto no sistema assim quando o departamento comercial vender o sistema é consultado, tendo produto no estoque já pode ser carregado e entregue ao consumidor.

D) Processamento de Vendas: este setor vai ver se tem produto no estoque ou precisa ser feito visando o menor tempo possível de entrega e o menor custo possivel, também depende de uma serie de fatores que podem influenciar.
- disponibilidade de saldo de estoque
- se a data de entrega vai ser atingida
- estabelecimento de um valor minino de fatutramento.
- possibilidade de liberação parcial do produto.
Ele também informa o código fiscal, calculo de pagamento, informação do cliente, impostos, preço unitário do produto e total, duplicatas, atualiza o estoque, também analisa quanto um vendedor vendeu por área por produto, ou cliente

E) Planejamento de Compras e de Produção: é feito em cima do que é produzido e vendido, assim o sistema lhe da uma margem de tudo que ocorre dentro do que e pré estabelecido visando a melhora de todos os setores e diminuindo o tempo de trabalho assim visa o melhoramento do tempo de cada pessoa e também auxilia nas tomadas de decisões que tem que ser mas rápidas pois se você deixar um cliente sem produto ou uma produção sem trabalho os custos aumentam muito. Cerca de 35% do trabalho esta no setor de produção quanto será o custo de um dia se trabalho e quanto custa um dia de atraso para o cliente.
Todo sistema integrado visa a facilitação e diminuição de riscos dentro da empresa o sistema é uma ferramenta que possibilita você olhar de vários lados como anda o processo total assim você tem, mas parâmetros nas tomadas de decisões do administrador.assim este e o melhor sistema para se implantar e controlar.

Funções do Sistema de Telecomunicações:

- transmissão/ recepção de informações;
- estabelecer a interface entre o emissor e receptor;
- ratear mensagens pelo melhor caminho;
- processamento elementar na informação para garantir a chegada ao destinatário;
- checagem de erros e reformatação;
- conversão de velocidades de comunicação;
- controle do fluxo de informação;

O Valor Comercial das Telecomunicações:

A Tecnologia da Informação, principalmente nas aplicações comerciais baseadas nas telecomunicações, ajuda uma empresa a superar barreiras ao sucesso dos negócios. Quatro possibilidades estratégicas das telecomunicações e de outras tecnologias da informação incluem:
•Superar barreiras geográficas
•Superar barreiras de tempo
•Superar barreiras de custo
• Superar barreiras estruturais

Internet

Uma grande rede eletrônica e de telecomunicações que conecta computadores de empresas, consumidores, agências do governo, escolas e outras organizações no mundo todo, que trocam informações habitualmente.

Valor comercial da Internet

Gerar novas fontes de receitas;
Reduzir os custos de realizar negócios;
Desenvolver novos produtos baseados na rede;
Aumentar a fidelidade e a retenção do cliente;
Atrair novos clientes;
Desenvolver novos mercados e canais de distribuição.

Intranet

Uma rede dentro da organização que utiliza tecnologias para propiciar um ambiente como o da Internet dentro da empresa, possibilitando o intercâmbio de informações, comunicações, colaborações e suporte aos processos de negócios.

Valor comercial da Intranet

Comunicação e colaboração;
Publicação em rede;
Operações empresariais e administração.

Extranet

São conexões de rede que utilizam as tecnologias da Internet para interconectar a intranet de uma empresa com as intranets de seus clientes, fornecedores ou outros parceiros de negócios.

Valor comercial da Extranet

Tornar o acesso aos recursos da intranet mais fáceis e rápidos para clientes e fornecedores;
Melhorar a colaboração entre clientes e parceiros de negócios.
Muitas redes de telecomunicações estão mudando de mídia baseada no cabo de cobre e sistemas repetidores de microondas terrestres para transmissões por linhas de fibra ótica e satélites de comunicações. A transmissão por fibra ótica, que utiliza pulsos de luz gerados por laser, oferece consideráveis vantagens.
A área da tecnologia à qual concerne a representação, transferência, interpretação e processo de dados entre pessoas, lugares e máquinas.

Conclusão

O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, portanto, as informações podem decidir o futuro da organização.
Na corrida para atender às demandas do mercado, as empresas buscam soluções que as diferenciem aumentando a sua competitividade. Decisões rápidas e corretas são fundamentais para a empresa alcançar bons resultados. Faz-se necessário otimizar o planejamento e execução das atividades, sincronizar a cadeia de suprimentos e reduzir os custos operacionais para aumentar a satisfação dos seus clientes e a lucratividade do negócio.
A utilização de tecnologias de última geração e a melhor prática em software possibilita a construção e aplicações superiores em prazos bastante agressivos, capazes de atender desde pequenos a grandes volumes de utilização. O sucesso é garantido pela velocidade em que as informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as decisões. Neste contexto, as empresas têm como grande aliado os sistemas de informação gerencial, os quais proporcionam benefícios significativos na gestão da empresa viabilizando a geração de relatórios de apoio ao processo decisório. Quando a empresa tem uma estrutura organizacional sólida, um futuro traçado, e sabe utilizar os recursos oferecidos pela Tecnologia de Informação e sistemas de informação, o sistema de informação gerencial só tem a agregar benefícios à gestão empresarial na tomada de decisões e resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas.